Niszczenie dokumentów to temat, który dotyka zarówno dużych korporacji, jak i małych, lokalnie działających przedsiębiorstw. Zwykle ilość przetwarzanych przez nie danych jest mniejsza, ale w dalszym ciągu stoją one przed wyzwaniem, jakim jest niszczenie dokumentacji papierowej, a także nośników danych.
Artykuł sponsorowanyJak utylizować dokumenty w małych firmach?
Niszczenie dokumentów w każdym przedsiębiorstwie musi odbywać się zgodnie z przepisami. Niestety, małe firmy często sięgają po domowe metody, jak na przykład powszechnie dostępne niszczarki. Choć są tanie i łatwe w transporcie, nie spełniają norm, jakie przewidziano dla ochrony danych osobowych czy wrażliwych. Niszczenie dokumentacji musi odbywać się zgodnie z procedurami, które zakładają:
- cięcie papieru na elementy, których złożenie nie będzie możliwe,
- utylizację resztek papieru w sposób niezagrażający środowisku naturalnemu,
- bezpieczny transport dokumentów,
- efektywną utylizację dokumentów cyfrowych.
Powyższe zasady dotyczą nawet jednoosobowych działalności gospodarczych, gdzie ilość przetwarzanych dokumentów nie jest duża, ale często zawierają one dane chronione. Dobrym przykładem jest dokumentacja pracownicza, którą należy prowadzić nawet w przypadku zatrudniania wyłącznie jednej osoby.
Najlepsze praktyki w niszczeniu dokumentów
Wiadomo już, że z dokumentacją w formie papierowej należy obchodzić się profesjonalnie, stosując specjalne niszczarki. Obecnie jednak większość dokumentów ma formę cyfrową, czemu sprzyja m.in. digitalizacja. Niszczenie nośników danych jest już znacznie bardziej skomplikowanym procesem, wymagającym użycia specjalistycznego sprzętu. Najważniejsza jest tutaj demagnetyzacja, która nie pozwala odzyskać informacji zawartych w nośniku. Niszczenie danych jest dzięki niej efektywne, a także w pełni bezpieczne. Oczywiście, sam nośnik również należy zutylizować w taki sposób, aby nie zaszkodzić lokalnej przyrodzie. Niedopuszczalne jest więc umieszczanie ich w ogólnodostępnych koszach na odpady ani podobnych miejscach.
Jak efektywnie i bezproblemowo niszczyć dokumenty w małych firmach?
Małe firmy zwykle nie są wyposażone w specjalistyczne narzędzia do utylizacji dokumentów. Problem ten dotyczy jednak nie tylko lokalnie działających przedsiębiorstw, ale również tych większych. Dlatego firmy coraz częściej korzystają z usług zewnętrznych, które pozwalają zdjąć z przedsiębiorców obowiązek prawidłowego niszczenia dokumentów. Oferta obejmuje również niszczenie dysków twardych, których nie wystarczy jedynie sformatować. Wbrew pozorom odtworzenie informacji w takim przypadku wciąż jest możliwe, stąd konieczna jest demagnetyzacja. Przeprowadzenie jej we własnym zakresie to ogromne wyzwanie techniczne, któremu większość przedsiębiorców nie jest w stanie podołać. Należy pamiętać, że poprawna utylizacja nośników danych i dokumentów to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Mowa zwłaszcza o dokumentach, które zawierają dane wrażliwe, osobowe albo tajne. Ich wyciek może narazić właściciela firmy nie tylko na straty, ale również na odpowiedzialność karną.